כל אפליקציה בחבילת iWork מציעה הגנת סיסמה אופציונלית של קבצים שנוצרו, שונו או נפתחו בתוך היישום המתאים להם. בפועל, זה אומר שאף משתמש לא יוכל לפתוח או לגשת לקובץ ולצפות בתוכן במכשיר ה-Mac או ה-iOS שלו מבלי להזין תחילה את הסיסמה. הגנה באמצעות סיסמה על מסמכי iWork מציעה דרך מצוינת להוסיף קצת אבטחה או פרטיות נוספים לקבצים חשובים, והשימוש בתכונה נעשה פשוט בכל אחת מיישומי iWork ב-OS X, בין אם Pages, Keynote או Numbers.

הדרכה זו עומדת להדגים נעילת קובץ Pages לדוגמה עם סיסמה, אך הגנת הסיסמה פועלת בדיוק אותו הדבר גם באפליקציות Numbers ו-Keynote עבור Mac. לאחר מכן, הקבצים המוגנים תואמים לאפליקציות iWork במחשבי Mac או כל פלטפורמה נתמכת אחרת, בין אם iWork ב-iOS או iCloud, כל עוד למשתמש הפותח את הקובץ יש את הסיסמה המתאימה.

כיצד להגדיר הגנת סיסמה עבור קובץ iWork מ-Mac OS X עם Pages, Numbers או Keynote

1. פתח את הקובץ שברצונך להגדיר ודרוש עבורו סיסמה - זה יכול להיות קובץ קיים, או קובץ חדש שהוא ריק אחרת
2. משוך את תפריט "קובץ" ובחר "הגדר סיסמה"



3. הזן את הסיסמה הרצויה והגדר רמז אם תרצה (מומלץ בדרך כלל רמז מעורפל, רק אל תהפוך אותו לברור מדי)



4. שמור את הקובץ כרגיל מאפליקציית iWork

עכשיו, לאחר שהוגדרה סיסמה לקובץ, תגלו שסמל הקבצים הבודד השתנה כדי להציג מנעול מעליו כדי לציין שהוא מוגן.

פתיחת הקובץ בתוך אפליקציית iWork מחייבת כעת את הסיסמה והיא תנחה את המשתמש להזין את הסיסמה - אין תצוגה מקדימה של הקובץ מוצג. לא ניתן לפתוח את הקובץ ללא הסיסמה הזו.

הזנת הסיסמה המתאימה פותחת את הקובץ כצפוי, שימו לב שסמל המנעול גלוי בשורת התפריטים, המשמש גם כדי לציין בתוך אפליקציית iWork שהקובץ שבו נעשה שימוש נעול.

למי שמשתמש ב-iWork מחוץ ל-OS X, אתה יכול גם להשתמש בהגנה באמצעות סיסמה על קבצים שנוצרו בחבילת iWork גם עם iPad, iPhone ו-iCloud. התהליך שונה במקצת בגלל לאותן אפליקציות שאין תפריט 'קובץ' סטנדרטי, אך ללא קשר למקום שבו נוצר מסמך iWork או מוגן בסיסמה, הוא ייהנה מתאימות בין פלטפורמות ל-Pages, Keynote ו- Numbers.

זהו טריק נהדר עם יישומים אפשריים, בין אם אתה משתמש במסמך טקסט פשוט באפליקציית Pages כדי לתפקד כיומן מוגן בסיסמה, באמצעות גיליון אלקטרוני למעקב אחר הוצאות ונתונים פיננסיים ב-Numbers, או סתם רוצים לנעול מצגת מיוחדת לפני הצגתה לראשונה בתוך Numbers. אתה יכול לעשות משהו דומה גם עם מסמכי Microsoft Office, אבל זכור שתאימות בין אפליקציות אינה נתמכת במצבים אלה, כך שאם אתה נועל קובץ ב-Word, אל תצפה שתוכל לפתוח אותו ב-Pages, או להיפך.

נעילת קבצים פרטנית עם הגנת סיסמה היא ללא ספק שימושית, אך לעולם אין להשתמש בה כתחליף להגנה סולידית כלל-מערכתית, כמו דרישת התחברות למק בעת אתחול, הפעלה מחדש והתעוררות, באמצעות הצפנת FileVault, או כל האמור לעיל.