בעולם העסקים התחרותי המודרני, כל הארגונים ניצבים בפני אתגרים חדשים ביחס לפרודוקטיביות מתמשכת ויצירת כוח העבודה המחויב ביותר. השגת תפוקת היעד בארגון כלשהו תלויה בעיקר בעקביות רמת הפריון של העובדים.

בסביבה העסקית של ימינו, אף ארגון אינו יכול לבצע ברמות הפריון הגבוהות ביותר אלא אם כל אחד ואחד מעובדיו מחויב לשפר את הרמות הארגוניות לפריון. המשמעות היא שהעובדים יתרמו לצמיחת העסק.

אך לרוע המזל, חלק מבעלי העסקים נוטים להיכשל במעקב אחר התפוקה היומיומית של העובדים שלהם, והתוצאה היא העובדה שביצועי העבודה שלהם יפגעו בצמיחת העסק ודבר זה לא ניתן יהיה לאתר ולהשליט.

דבר כזה יהרוס את יכולתו של העסק להשיג את יעדיו. אך בזכות הטכנולוגיה וכלים התוכנה לפיקוח על התפוקה של העובדים, ארגונים אינם צריכים לחכות לתוכניות הערכת הביצועים של עובדים לאורך זמן רב מדי כדי לדעת איך הם עובדים בעבודה.

הסיבות העיקריות לשימוש בתוכנת ניטור עובדים

כתובות דוא"ל הן המקור העיקרי של הפרות נתונים עבור חברות מכיוון שעובדים צריכים להחליף מידע באמצעות התכתבויות עסקיות, ולכן חשוב מאוד לאבטח ולעקוב אחר נתונים כשאתה נדרש לציית לחוקי HIPAA, בקשות GRAMA ותקנות FINRA.

יש כמה פתרונות מעקב דוא"ל פשוטים הקיימים בשוק שיעזרו לך לעקוב אחר כתובות הדוא"ל של העובדים כדי לוודא שלא משתפים נתונים קריטיים בכוונה או בשוגג. תוכניות ניטור עובדים כוללות יכולות ניטור אימיילים וכלים נוספים לניטור פעילויות אחרות של העובדים בזמן שהם מבצעים את עבודתם.

פן מרכזי נוסף בתוכנת ניטור עובדים הוא היכולת לבדוק את פעילותם תוך שימוש בציוד של החברה כמו מחשבים ניידים ושולחנות עבודה. פתרונות כאלה יוכלו לאפשר לך לראות לאילו אתרי אינטרנט עוברים עובדי הגישה שלך, מיהם העובדים שמורידים בדרך כלל קבצים וכאשר הם מחברים או מסירים כונני USB.

כלים אלו יוכלו גם להתריע בפניך כאשר מחפשים מילות מפתח מסוימות הדורשות דאגה מצד החברה שלך וכוללים חיפוש עבודה, חיפוש פורנוגרפיה או חיפושים הקשורים לאנשי קשר תחרותיים.

הכלים הטובים ביותר למעקב אחר מקום העבודה יציעו לך בקרה ניהולית שתאפשר לך לחסום פעילויות מסוג זה וכן להגביל את הגישה לאתרים לא הולמים או לא מאובטחים. אתה יכול להשתמש בהצלחה בכלים למעקב אחר עבודתו של העובד שלך בכדי לברר מה עובד עד ימינו.

מה כדאי לקחת בחשבון מבחינה משפטית וטכנית?

מעקב אחר מיילים של עובדים עשוי להראות פגיעה בפרטיות העובדים, אך בית המשפט העליון בארה"ב פסק בשנת 2010 כי חוקי לארגונים וחברות לפקח על מעשיהם של עובדים בזמן שהם בעבודה ובזמן שהם משתמשים בעסק ציוד. זה כולל זימונים, מחשבים ניידים, כונני USB ומכשירים ניידים. ניתן להשתמש בתוכניות לניטור יומני מפתח ולכידת סיסמאות גם אם יש מחלוקת אתית כלשהי סביב נושא השימוש בהן.

חשוב לזכור כי הממשלה הפדרלית אינה מציבה מגבלות על ניטור האינטרנט של העובדים. מצד שני, יש כמה מדינות בודדות ששמות את ההגנה בראש ובראשונה.

יותר ויותר מדינות מחייבות כיום את העובדים להודיע ​​לעובדיהן למקרה שהחברה שלהם תפקח על הפעילות המקוונת של העובדים וזה כולל הקשות והודעות דוא"ל. התראות כאלה ניתנות לחשיפה בספר היד של העובדים או כתזכורת בדוא"ל.

מצב התגנבות לעומת מצב שקוף

כאשר מעסיקים משתמשים בכלי ניטור כאלה, הם יכולים לבחור באפשרות להשתמש בהם במצב התגנבות או במצב שקוף.

מצב התגנבות ידוע גם כמצב שקט, והמשמעות היא שהעובדים לא יכולים לראות את העובדה שהם מנוטרים. כלי ניטור איכותיים יופעלו על ידי העובדים שלא נראו ולא יבחנו.

מצב המעקב השקוף יאפשר לעובדים שלך לראות את תוכנית המעקב במערכות שלהם. תוכנה כזו מחייבת התקנה על כל מחשב נפרד כולל הפורטל הניהולי. זה לא יהיה קל כמו מצב התגנבות מכיוון שהמנהלים יצטרכו לבדוק כל דוח בודד מכל מערכת כדי לראות כיצד עובדים עובדים.

כיצד פועלים כלי ניטור?

יש להתקין כלים למעקב אחר עובדים במערכות מרובות הכוללות תחנה מרכזית למקרה שמעסיקים רוצים שהם לא יזהו על ידי המשתמשים. בכדי שסוג זה יפעל כראוי, תחילה עליך לכבות את חומת האש, והוא יופעל שוב לאחר שתהליך ההתקנה יסתיים.

מצד שני, זה כמעט בלתי אפשרי עבור התוכנית לעבוד ללא תיקונים ותכנות נוספים כדי לאפשר לתוכנת ניטור מחשבים לעקוף את התוכנית. זה ינקב חור במערכת האבטחה וזה יהפוך את הרשת לפגיעה בכל מיני תוכנות זדוניות, וירוסים, תוכנות ריגול וכדומה.

היזהר מפני וירוסים בתחפושת

עליכם להיות מודעים לעובדה שישנם כלים רבים למעקב אחר עובדים שהם למעשה וירוסים בתחפושת ובעוד הם עשויים להעניק לכם יכולות מילוי מקשים ולכידת סיסמא, הם גם אוספים את הנתונים מאחורי הקלעים ומוכרים אותם כדי להפר את ביטחון הארגון. מרבית הכלים למעקב אחר פעילות העובדים יכולים לעקוף את חומת האש, אך עדיין יתכן כי איומים מסוימים עוברים ללא זיהוי.

פריסת התוכנה: ענן ומקומי

היבט חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון הוא אופן היישום של התוכנה. המקומי הוא האפשרות הנפוצה ביותר, ורוב הכלים מציעים אותה. זה יאפשר לך לארח את התוכנית ואת הנתונים שהיא אוספת בשרת משלך. פיתרון זה דורש קצת יותר ידע בתחום ה- IT וזה יכול לקחת זמן רב יותר להתקנה. לעומת זאת, פתרונות ענן קלים יותר לניהול וניתן להתקין אותם במהירות רבה יותר מהפריסה המקומית.

פתרונות המתאימים לצרכים שלך

תוכנת הורים ותוכנת ניטור הם שני פתרונות העוקבים אחר השימוש האישי במחשבים. שניהם מותקנים ומשתמשים במחשב יחיד, והם אינם מהווים איומים זהים לזה של כלי מעקב הדוא"ל, למשל, שכבר אמרנו שהם עובדים סביב חומות אש.

תוכנת ניטור ותוכנת הורים כוללות אפשרויות נוספות אשר נועדו למנוע התקפות סייבר יחד עם כלים לניטור ילדים ובני זוג כאשר הם נכנסים לרשת.

ישנם המון עסקים שמחפשים גם תוכנות דוא"ל ויישומים העוקבים אחר הודעות יוצאות ונכנסות עבור תוכנות ריגול, וירוסים וסוסים טרויאניים.

יש גם תוכנת הצפנת דוא"ל שיכולה להגן על נתונים אישיים ומידע קריטי בעת העברתם לנמענים של צד שלישי. כלים כאלה יוודאו כי הגישה לנתונים הרגישים ותשתמש בהם רק על ידי אנשים שבאמת זקוקים למידע תוך שמירה על אבטחתם ככל האפשר.

להלן חמשת הבחירות הטובות ביותר לניטור פעילות העובדים:

טרמינד

Teramind מספקת תוכנה המייעלת את תהליך איסוף התנהגות המשתמשים של העובדים במחשבים אישיים על מנת לזהות פעילות חשודה, לפיקוח על יעילות ואפקטיביות, כדי לאתר איומים אפשריים ולהבטיח תאימות בתעשייה. המשימה של Teramind היא לצמצם אירועי אבטחה על ידי מתן גישה בזמן אמת לפעילויות משתמשים על ידי הצעת אזהרות, התראות, הפניות מחדש ונעילות משתמשים לשמירה על עסקים וארגונים מאובטחים ויעילים ככל האפשר.

התוכנה מגיעה הן בפריסה מקומית והן באפשרות פריסה מבוססת ענן בכדי לעמוד בדרישות של כל ארגון.

Teramind יכולה לזהות בהצלחה אילו משתמשים הם המסוכנים ביותר לעסק שלך על ידי ניתוח המגמות בהתנהגותם. אתה יכול לבדוק אילו מדיניות מסוימת הם הפרו ואז לחנך אותם כדי למנוע אירועים עתידיים.

בעזרת כלי זה, אתה יכול גם לכתוב כללים המגיבים לכל פעילות משתמש ניתנת לצפייה, כגון חסימת שליחת דוא"ל או התראה בעת הדפסת מסמך מסוים. יש לך גם את היכולת להקליט ולבצע רישום של כל הפעילות, והם מנגנים אותה כמו וידאו ומנתחים מטא נתונים של הפעלה.

כדי להתחיל עם התוכנה עליכם לבצע את הצעדים הבאים:

• הירשם ללא תשלום לתוכנת ניטור עובדים של Teramind Basic Cloud.
• התקן את סוכני הניטור על המכונות שברצונך לפקח והחליט על אפשרויות שליטה מלאה או חלקית.
• עליכם להתאים כל הגדרת התראה וניטור כדי להתאים את הפלטפורמה לצרכים שלכם.
• אתה יכול לגשת לכל התכונות מפלטפורמת התוכנה לקבלת יכולות ניטור ייחודיות המשפרות את האבטחה והפרודוקטיביות כאחד.

HipChat

HipChat עובד די טוב ככלי משלים לפלטפורמות בסגנון WorkZone. זהו כלי לניהול זמן שהוא בעצם מסר מיידי הבנוי למקומות עבודה. תוכל להשתמש בו כדי להגדיר חדרי צ'אט מתמידים, או לתקשורת 1 על 1.

אחת התכונות השימושיות ביותר שלה היא היסטוריית צ'אט מלאה, וכעת העובדים שהחמיצו פגישה ב- HipChat כבר לא יצטרכו להפריע למישהו אחר כדי להתעדכן, הם רק יצטרכו לבקר מחדש את הפגישה ולעיין בה במהירות.

תוכנת מעקב אחר זמן זו היא כלי חשוב לבדיקת ביצועי העבודה היומיומיים של העובדים, והיא יכולה להתברר כהזדמנות לזהות אילו אסטרטגיות מובילות לפרודוקטיביות ביותר.

WorkiQ

WorkiQ הוא כלי העוקב אחר התנהגות המחשבים של העובדים ומספק דוחות על זמן בילוי שלהם ביישומים לא יצרניים ופרודוקטיביים. לוח המחוונים של הכלי מספק חזותיים ברורים שיספרו לכם אילו עובדים ועוסקים באופן פעיל בעבודותיהם ואילו מהם מוסחים ברציפות.

כלי זה מציע לך את הכוח לקטלג כל מיני פעילויות, לעקוב אחר תהליכים בכל היישומים ולהשוות כיצד משתמשים שונים מעבדים יחידות עבודה דומות. לוח המחוונים לניהול יספק את היתרונות הבאים:

• זיהוי התנהגויות לא פרודוקטיביות ברגע ההתרחשות
• הבחינה והתנהלות יצרנית מתגמלת
• השוואה בין תפוקת העובדים בפועל, כולל התמהיל והמורכבות שבה עובדים עובדים
• ניהול עובדים מרוחקים
• זיהוי הביצועים המובילים בכדי להיות מסוגלים לשכפל את התהליכים שלהם לאורך זמן
• שיפור חלוקת העבודה באמצעות זיהוי מיומנויות מוערכות או עובדים העובדים יתר על המידה

DeskTime

DeskTime היא אפליקציית מעקב אחר זמן פשוטה ומאובטחת המאפשרת לך להגדיל את היעילות והפרודוקטיביות של החברה שלך. באמצעות כלי זה תוכלו לפקח על פעילות יומית, עלויות מחלה, על שעות נוספות ועל חופשות העובדים שלכם. תוכל לקבל סקירה ברורה של זרימת העבודה של הצוות שלך. באמצעות DeskTime אתה יכול לעקוב אחר אפליקציות, כתובות URL, וגם זמן לא מקוון, וגם אתה יכול לגשת לנתונים מפורטים לגבי הדרכים בהן עובדים שלך משתמשים באפליקציות ואתרי אינטרנט ומה הם עושים כאשר הם לא מקוונים.

הכלי מציע את צילומי המסך האוטומטיים ואת מעקב אחר שיעורי הפעילות שלך, אשר יאפשר לך לעקוב אחר משך הזמן המוקדש לפרויקטים בודדים. DeskTime מספק תובנות ודיווחים מעמיקים לחיוב, ותוכלו להשתמש בהם להתאמה אישית בקלות, הורדה ושליחת דוחות CSV בכדי לתת ללקוחות שלכם את המידע המדויק ביותר לגבי כמות העבודה והזמן המושקע בכל הפרויקטים שפותחו על ידי העסק..

אתה יכול לפקח על צוותים מקומיים ומרוחקים הן מהנייד והן משולחן העבודה שלך וכך תוכל לחסוך זמן על ידי עיון בדוחות על ביצועי העסק שלך כשאתה בדרכים. צוות התמיכה של הכלי זמין באמצעות צ'אט, דואר קולי וגם באמצעות דואר אלקטרוני. הצוות של DeskTime עוקב אחר תקני האבטחה בתעשייה כדי לאבטח את המידע האישי שאיתו הם מסופקים.

אסאנה

אסאנה הוא כלי המציע משימות, פרויקטים, לוחות מחוונים ושיחות על מנת לאפשר לצוותים להעביר את העבודה בצורה יעילה יותר מההתחלה ועד הסוף. אתה יכול להשתמש בו כדי לראות את ההתקדמות עבור כל פרויקט מבלי לתזמן פגישת סטטוס או מבלי שתצטרך לשלוח דוא"ל. בעזרת כלי זה תוכל להשתמש בשדות מותאמים אישית כדי לעקוב אחר כל מה שחשוב לך מאוד בין אם זה באגים, מועמדים לעבודה או לידים.

אתה יכול לארגן את המשימות שלך לרשימות או לוחות משותפים לכל הפגישות, התוכניות והיוזמות שלך. הקטעים והעמודות יאפשרו לך להתאים אישית את אסאנה על מנת להתאים את זרימות העבודה שלך ולהוסיף מבנה לכל הפרויקטים שלך.

תוכלו לחלק את עבודת המשימה לחלקים קטנים יותר או לחלק את העבודה בין מספר פרוייקטים וכשמשימה אחת תהפוך לגדולה ויוזמה חשובה תוכלו להפוך אותה במהירות לפרויקט.

התנהגויות עובדים אינן ניתנות לחיזוי ובעזרת הכלים הנהדרים הללו תוכלו להגדיל את היעילות שלהם בעבודה ואת הפרודוקטיביות הכוללת של העסק שלכם. דפדף בכולם ובחר את האהוב עליך, בהתאם לצרכים שלך. אנו מבטיחים את האיכות הגבוהה לכל הכלים עליהם דיברנו לעיל לפיקוח על פעילות העובדים בעבודה.