כניסתו של אחסון בענן ביטלה את הצפייה בטיפול בעבודות נייר עמוסות ובצדק. מכאן שמעסיקים מסוגלים לחסוך זמן ובאותה עת גם לשפר את זרימת העבודה. אז אם אתם מחפשים לצמצם את השימוש במסמכי נייר ולשפר את היעילות, אתם במקום הנכון. מאמר זה מספק לך שש מתוכנות ניהול המסמכים הטובות ביותר לבחירה.

תוכנת ניהול מסמכים, המכונה גם מערכות ניהול מסמכים (DMS), הן תוכנות מחשב המיועדות במיוחד לעקוב אחר, לייעל ולנהל מסמכים וזרימת עבודה, כשהיעדים העיקריים הם להפחתת עומס העבודה ולהאיץ את זרימת העבודה.

עקוב אחר הודעה זו כדי לקבל תצוגה מקיפה על כמה מהכלים הזמינים הטובים ביותר לניהול מסמכים.

מהן התוכנות הטובות ביותר לניהול מסמכים למחשב האישי?

eFileCabinet

eFileCabinet היא ללא ספק התוכנה המובילה לניהול מסמכים כיום. זה בנוי כדי להקל על אחסון, אחזור ושיתוף של קבצי משרד. עם זאת, פונקציית התוכנה חורגת מניהול מסמכים, מכיוון שהיא מצוידת גם בכלי ניהול חשבונאות וניהול משאבי אנוש.

eFileCabinet מארחת שתי גרסאות תמיכה: גרסת שולחן העבודה (תואמת Windows 10) והגרסה הסלולרית, שתוכננה במיוחד למכשירים ניידים.

תוכנת ניהול מסמכים זו מארחת פונקציה המכונה "תצוגת ענן", המאפשרת למשתמשים לגבות את הקבצים שלהם בענן, ישירות דרך פלטפורמת התוכנה. בכך משתמשים יכולים להציג ולהוציא קבצים בקלות דרך כל מכשיר, בתנאי שמכשיר כזה מחובר לאינטרנט.

כמו כן, eFileCabinet ממלאת את כל התאמות התעשייה הדרושות, כולל SEC, HIPAA, FINRA ודרישות תקן אחרות.

יתר על כן, התוכנה עובדת מצוין עם SecureDrawer, פונקציית שיתוף ייחודית, המשמשת כפלטפורמת שיתוף קבצים מקצה לקצה בינך לבין לקוחותיך. היא מסוגלת להשתלב בצורה חלקה עם מגוון תוכנות צד שלישי כמו MS Outlook, eSignature מאובטח, סורקים, מדפסות ועוד.

Lastl,. תוכנת ניהול מסמכים eFileCabinet מציעה שירותים מקוונים וגם על בסיס מקומי. התוכנה מציעה שבועיים ניסיון חינם למשתמשים חדשים, לאחר מכן הם יכולים להירשם לתכנית בתשלום במחיר התחלתי של 15 דולר.

הורד את eFileCabinet

• קרא גם: 5 מתוכנת החתימה האלקטרונית הטובה ביותר למחשב Windows

OpenKM

OpenKM היא, ללא ספק, אחת מתוכנות ניהול המסמכים הפופולריות ביותר בשוק. זוהי תוכנת ניהול ברמה ארגונית מאוד, הבנויה לביצוע משימות משרד, החל מניהול מסמכים לאוטומציה של זרימת עבודה לפונקציות ניהוליות.

הכלי תוכנן במיוחד למחשבי Windows. עם זאת, ניתן לגשת אליו גם דרך שלל מערכות הפעלה שולחניות אחרות כמו לינוקס.

בעיקרון, תוכנת ניהול המסמכים מארחת מערך מודולים דינאמי, המריץ את כל פעולות הניהול של התוכנה. חלק מהמודולים הללו כוללים: חשבונית אלקטרונית, eSignature, Cryptography (להצפנת ופענוח קבצים), ברקוד, Archiver Mail ועוד.

כמו כן, התכנון הגמיש של התוכנה מאפשר לה להשתלב בצורה חלקה עם כלים משרדיים רלוונטיים כמו AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office ועוד. הוא כולל גם מערכת אימות ניתנת לחיבור, אשר ניתנת לחיבור למסדי נתונים או לשרתים חיצוניים כמו SQL, Oracle, MySQL ומעטים אחרים.

לאור האמור לעיל, ניתנת למשתמשים אפשרות לייעל את כל זרימת העבודה שלהם לשיפור היעילות. לפיכך, תוכנת ניהול מסמכים זו נתפסת בעיני רבים יותר מתוכנת ניהול פרויקטים מאשר מנהלת מסמכים רגילה.

OpenKM מציעה שתי תוכניות בסיסיות למשתמשים חדשים: OpenKM Community ו- OpenKM Professional. הראשון זמין בחינם (עם תכונות מוגבלות), בעוד שהאחרון, עם תכונות חזקות יותר, הוא תוכנית בתשלום והיא מוצעת בהצעת מחיר (מחירים מותאמים אישית).

לקבלת מידע נוסף על מערכת התוכנה ודרישות ההורדה, היכנס לאתר ההורדות של OpenKM.

הורד את OpenKM