Microsoft Office 2010 ו- 2013 נהנים כעת מסדרה של תכונות חדשות של מפקח המסמכים. מפקח המסמכים ידוע בכינוי "כלי בדיקת בעיות" בודק במסמכי Office שלך ​​פריטים שעשויים להכיל מידע אישי או מוסתר.

מידע רגיש זה חשוב מכיוון שהוא יכול לחשוף פרטים על המצגת או על החברה שלך שאינך רוצה לחלוק עם אנשים אחרים כשאתה משתף את מסמכי Excel, PowerPoint או Word שלך. זו הסיבה שעליך לבדוק את המסמכים או את המטא נתונים (מאפייני המסמך) לפני שתשתף אותם בפומבי.

כך עובד מפקח המסמכים. ראשית, הוא מנסה להסיר אוטומטית את התוכן הפרטי או הנסתר מהמסמך ואם הוא נכשל, אז אתה מקבל התראה.

להלן רשימת הבדיקות החדשות:

PowerPoint ו- Word:

1. מסמכים משובצים
2. פקודות מאקרו, טפסים או פקדי ActiveX

Excel:

1. מסמכים משובצים
2. פקודות מאקרו, טפסים או פקדי ActiveX
3. קישורים לקבצים אחרים
4. טבלאות ציר, ציר ציר, פורמולות קובייה, מבצעים ומועדי זמן *
5. פונקציות נתונים בזמן אמת
6. סקרי אקסל *
7. תרחישים מוגדרים
8. מסננים פעילים
9. מאפייני גיליון עבודה בהתאמה אישית
10. שמות נסתרים

קווי זמן וסקרים אינם נתמכים ב- Excel 2010, לכן מפקח המסמכים מזהה אותם רק ב- Excel 2013. כמו כן, הבלוג הרשמי של מיקרוסופט מודיע לנו:

"יתכן כי חלק מהפקחים החדשים לא יופיעו ב- Excel 2010 עם עדכוני נובמבר ודצמבר עבור Office 2010. הם יופיעו בעדכון בתחילת 2015."

למרות שהתכונות החדשות משפרות את גלאי המסמכים, אם אתה עובד עם מידע רגיש, זכור כי פריטים מסוימים אינם ניתנים לגילוי פשוט מכיוון שגלאי המסמכים לא תוכנן לאתר אותם.

"לדוגמה, ב- Excel אתה יכול לשים נתונים בשורה או בעמודה רחוקות שאולי לא תראה כשאתה בודק כלאחר יד את הגיליון האלקטרוני, או ב- Word או PowerPoint, אתה יכול לכסות כמה נתונים עם תמונה ולשכוח שהם שם."

כפי שהבלוג הרשמי של מיקרוסופט מציין זאת שוב, זכור כי גלאי המסמכים אינו מחליף ביקורת משפטית. במקרה שתסתבך בחשיפת מידע סודי מכיוון שחשבת שגלאי המסמכים דאג גם לעניין זה, זכור שמיקרוסופט לא תישא באחריות לכך.

למידע נוסף על מפקח המסמכים, עיין בדף התמיכה של מיקרוסופט עבור Excel, Word ו- PowerPoint.

קרא גם: אין מזל למחשבי Windows: עלייתו של רוכב הקבר שישוחררה ב- Xbox