האם אתה מחפש דרך קלה אך פשוטה לשתף פעולה ולשתף משימות עם הצוות שלך? אפליקציית המתכנן של מיקרוסופט עוזרת לך לעשות בדיוק את זה ועוד.

מאז הקמתה, אפליקציית Microsoft Planner סייעה לצוותים שונים ברחבי העולם בכך שהיא עזרה להם ליצור תכניות חדשות, לארגן ולהקצות משימות שונות, לשתף מסמכים, לדון באמצעות צ'אט על מה כל אחד עובד כיום ולקבל עדכוני התקדמות בכל משימה.

במילים פשוטות, האפליקציה מספקת דרך חזותית לארגן עבודת צוות ולהישאר מעודכנת בהתקדמות למשימות שונות.

האפליקציה בנויה עבור Office 365, אך זמינה רק למשתמשים עם תוכניות מנוי ל- Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium ו- Education.

פירוש הדבר שהוא אינו זמין למינוי ממשלתי או לשימוש אישי.

חלק מהמשימות שתוכלו למלא באמצעות אפליקציית Microsoft Planner כוללות:

• שיתוף פעולה עם הצוות שלך
• צרף קבצים, תמונות, מסמכים או קישורים
• הוסף רשימות ביקורת למשימות
• הוסף הערות למשימות
• סמן משימות עם תוויות
• הגדר ועדכן את ההתקדמות למשימות
• הגדר או הוסף תמונת תצוגה מקדימה למשימות
• צפה בהתקדמות התוכניות שלך
• צפה בכל המשימות והתוכניות
• קבל מיילים אודות משימות ותכניות
• מחק משימות או תוכניות
• עקוב אחר ההתקדמות מכל מקום ובכל מכשיר

כיצד ליצור תוכנית ביישום Microsoft Planner

מתכנן מיקרוסופט מאפשר לך ליצור תוכנית, לארגן ולבנות את הצוות שלך, להקצות משימות ולקבל עדכוני התקדמות.

משתמשים החדשים ב- Microsoft Planner יכולים להתחיל בעבודה על task.office.com, ליצור תוכניות באפליקציית האינטרנט ואז להציג ולעדכן את התוכניות שלהם בנייד. משתמשים קיימים יכולים להשיג מתכנן דרך האינטרנט או הפלטפורמות הניידות.

כדי להתחיל, בצע את הצעדים הפשוטים הבאים:

1. היכנס
2. צור תוכנית
3. הוסף משימה
4. קבע תאריך למשימה שלך
5. סווג את המשימות שלך
6. הוסף אנשים מהצוות שלך
7. הקצה משימות לחברי צוות שונים
8. עקוב אחר ההתקדמות

שלב 1: היכנס

כאמור, מתכנן מיקרוסופט זמין רק למנויים בעבודה או בבתי ספר, כך שכדי להיכנס, אתה זקוק לתעודות הכניסה לעבודה או לחשבון בית הספר.

חשוב לציין כי אינך זקוק להתקנות תוכנה במחשב האישי או במכשיר אחר כדי להשתמש באפליקציה. אתה פשוט מתחבר אליו דרך דפדפן האינטרנט שלך.

לאחר הכניסה, תוכלו לבצע את הפעולות הבאות:

• גש לאתר המתכנן שלך לעבודה או לבית הספר
• הצג, ערוך וצור תוכניות
• הצג, ערוך וצור משימות
• צ'אט עם חברי הצוות
• עקוב אחר ההתקדמות בתכניות ומשימות

כך תיכנס ל- Microsoft Planner:

1. פתח דפדפן אינטרנט
2. בסרגל הכתובות, הקלד http://office.com/signin או
3. לחץ על כפתור Enter במקלדת שלך
4. בחר את החשבון שאיתו תרצה להיכנס
5. הזן את כתובת הדוא"ל והסיסמה שלך עבור החשבון שבחרת
6. היכנס

הערה: אם כבר נכנסת, או שיש לך את סביבת Office 365 למקום העבודה שלך, אתה יכול להתחבר ישירות ל- Microsoft Planner דרך מפעיל האפליקציות.

בצע את הצעדים הבאים כדי לבצע זאת:

1. בחר מפעיל אפליקציות בחלון הדפדפן שלך
2. בחר את אריח המתכנן בדף הבית, או בחלונית האפליקציה
3. התחבר למתכנן

יצירת חשבון באמצעות Microsoft Planner

כדי להיכנס, מוסד העבודה או בית הספר שלך צריך להירשם לתוכנית Office 365 המתאימה, ואז מנהל המערכת יעביר לך חשבון.

אם אינך מצליח להיכנס למרות זאת, עיין בדלפק העזרה של עבודתך או בבית הספר.

שלב 2: צור תוכנית

לאחר שנכנסת למתכנן של מיקרוסופט, אתה יכול לגשת לאתר ובכך תוכל לראות את התוכניות הזמינות עבור כל אחת מקבוצות Office 365 שלך.

ישנם שני סוגים שונים של תוכניות: ציבורי, ופרטי.

תוכניות ציבוריות גלויות לכל מי שעבודך או ארגון בית הספר שלך, כלומר הן עולות בכל פעם שמישהו בארגון מחפש תוכנית, ואילו תוכניות פרטיות גלויות לאנשים ספציפיים שנוספו לתוכנית.

הערה: אם אתה הופך את התוכנית שלך לציבורית או פרטית, קבוצת Office 365 שלך הופכת להיות גם ציבורית או פרטית.

כדי ליצור תוכנית, בצע את הצעדים הבאים:

1. בחר תוכנית על ידי מעבר לתכניות מועדפות או לכל התוכניות (אתה יכול גם להתחיל תוכנית חדשה על ידי בחירה בתכנית חדשה
2. אם תבחר תוכנית חדשה, תן לתוכנית שלך שם

   

3. בחר מי יכול לראות את התוכנית שלך
4. בחר אפשרויות כדי:

• הוסף תיאור
• החלט אם להירשם אוטומטית לחברים חדשים להתראה

1. צור תוכנית

הערה: יצירת תוכנית חדשה יוצרת גם קבוצת Office 365 חדשה. זה מקל על שיתוף הפעולה הן בתוכנת Microsoft Planner והן ביישומים אחרים כמו Outlook ו- OneDrive, בין היתר.

לאחר יצירת תוכנית, השלב הבא הוא להוסיף משימות.

שלב 3: הוסף משימות, קבע תאריכים וקטלג

אז נכנסת בהצלחה, יצרת תוכנית ועכשיו אתה רוצה להוסיף משימות לתכנית שלך.

הוספת משימות היא פשוט פירוק מה שצריך לעשות ועל ידי מי.

כך תוכלו להוסיף משימות לתכנית שלכם:

1. תחת התיבה למשימה, הזן שם משימה
2. בחר הוסף משימה (אתה יכול להוסיף כמה משימות על ידי הקלדת שם משימה ואז לחץ על Enter והמשיך להקליד כדי להוסיף עוד. אם אינך יכול לראות את התיבה 'לעשות', לחץ על סימן + פלוס כדי להציג את התיבה, ואז הוסף משימה

אתה יכול להוסיף פרטים נוספים למשימות שלך ולקבוע את המראה בלוח.

מתכנן מיקרוסופט מאפשר לך לבצע את הפעולות הבאות באמצעות המשימות שאתה יוצר:

• הגדר תמונת תצוגה מקדימה לכל משימה. לשם כך, צרף קובץ, תמונה או קישור למשימה, או הוסף רשימת בדיקה.

התצלום, הקובץ או הקישור הראשון שאתה מצרף הופך לתצוגה המקדימה. אם ברצונך להשתמש בקובץ מצורף אחר בתצוגה המקדימה שלך, או להשתמש בתיאור במקום זאת, בחר במשימה ובחר באפשרות הצג בכרטיס. כדי להסיר את התצוגה המקדימה, בטל את סימון התיבה הצג על כרטיס.

• הוסף את תחילת המשימה ואת תאריך היעד. לשם כך, בחרו במשימה, ואז הוסיפו תאריך התחלה ותאריך יעד.

ניתן להוסיף את התאריכים בכל פעם שאתה יוצר משימה חדשה על ידי בחירת הגדר תאריך יעד.

אם אתה מוצא תאריך אדום, פירוש הדבר שהמשימה מאוחרת גם אם היא עדיין בתהליך.

• סמן משימות עם תוויות. תוויות עוזרות לך לאתר במהירות תכונות המשותפות על ידי משימות שונות כגון מיקום, תזמון ודרישות משימות.

כדי להוסיף תוויות למשימות שלך, עבור אל הלוח, בחר משימה, בחר את התיבות הצבעוניות מצד ימין ואז בחר את הדגל שבו תשתמש וקרא לו שם.

שלב 4: הוסף אנשים לצוות שלך

כדי להוסיף אנשים לצוות שלך, בצע את הצעדים הבאים:

• עבור אל המתכנן
• בחר חברים
• הזן את שם החבר שברצונך להוסיף

הערה: נכון לעכשיו אתה יכול להוסיף רק אנשים בארגון שלך. עם זאת, קיימת תוכנית בפיתוח המאפשרת למשתמשים להוסיף אנשים מחוץ לארגונים שלהם. אתה יכול להציג תכונות נוספות שנמצאות כעת בפיתוח במפת הדרכים של Office 365.

לאחר שתוסיף אנשים, תוכל להקצות להם משימות.

אם אתה צריך להסיר מישהו מהרשימה, או שאתה כבר לא צריך מישהו בתוכנית שלך, בצע את הצעדים הבאים:

1. בחר בחץ שליד חברי תוכנית
2. כוון את האדם שאתה רוצה להסיר
3. בחר את שלוש הנקודות
4. בחר הסר

שלב 5: עקוב אחר ההתקדמות

• הגדר ועדכן את התקדמות המשימות. אפליקציית מתכנן מיקרוסופט מקטלגת משימות שלא הושלמו, מתבצעות ומושלמות.

באפשרותך לעדכן את ההתקדמות על ידי בחירת המשימה, ואז להשתמש בתפריט הנפתח התקדמות. אתה יכול להשתמש ברשימת בדיקה כדי לעקוב אחר ההתקדמות במשימות. עם זאת, אם אתה מחפש תוכנית רחבה יותר, או כדי לראות את ההתקדמות הכוללת של המשימות, תצוגת התרשימים תספק זאת עבורך. לאחר שתסיים לבצע משימה, סמן אותה כמושלמת על ידי הצבעה עליה ובחר בסימן הביקורת.

הערה: באפשרותך להציג משימות שהושלמו על ידי גלילה מטה ברשימת המשימות ובחירה הצג הושלם.

לאחר הגדרת המשימות שלך, אתה יכול לארגן אותן לדליים ולהוסיף את אלה שאתה משתף איתם במהלך העבודה.

כיצד לקבל התראות בדוא"ל על משימות

לפעמים אתה רוצה לעקוב אחר המשימות שלך תוך כדי תנועה, וזה מתאפשר באמצעות התראות הדוא"ל באפליקציית Microsoft Planner.

התראות דוא"ל מופעלות ברגע שאתה יוצר תוכנית, כאשר אתה מתווסף כחבר לתוכנית קיימת, אם חבר אחר מעיר על משימה עליה הגבת, אם בעל התוכנית מפעיל התראות על פעילויות על המשימה, או אם אתה רשום כמנוי ל תכנית.

בעלי תכניות יכולים גם לשלוח התראות דרך האפליקציה, לעדכון התוכנית בכל פעם שהוקצתה משימה או מסומנים כהשלמה.

בדרך כלל ההתראות כבויות כברירת מחדל, כך שכדי לקבל אותן עליכם להפעיל אותן.

כדי לקבל התראות בדוא"ל, הנה מה שאתה צריך לעשות:

• בחר את שלוש הנקודות שמשמאל לתוכנית שלך
• בחר עריכת תוכנית

  

• בחר שלח התראות על הקצאת משימות והשלמת משימות לעדכון השיחות של התוכנית
• סמן את התיבה כדי להפעיל הודעות (כדי לכבות את ההודעות, בטל את הסימון של אותה תיבה).

כדי להירשם כמנוי לתכנית, בחרו את שלוש הנקודות בצד ימין של התוכנית ובחרו בצעו את התכנית עקוב בתיבת הדואר הנכנס. עשה זאת כדי לבטל את המנוי, אך בחר הפסק בעקבות התוכנית בתיבת הדואר הנכנס.

היתרונות והחסרונות של אפליקציית המתכנן של מיקרוסופט

מקצוענים

• ארגן עבודת צוות וקבל יותר
• קל לשימוש שכן ניתן להפעיל אותו בלחיצה אחת
• ארגן עבודה חזותית
• נראות ושקיפות
• שיתוף פעולה חלק עם הצוות שלך
• התראות בדוא"ל על משימות ותוכניות
• עבוד בכל המכשירים שלך
• ערוצים זמינים לשליחת משוב במקרה של בעיות בפתרון בעיות באפליקציה

חסרונות

• לא זמין לשימוש אישי או ממשלתי
• היישום לא מפותח באופן מלא כמו אפליקציות אחרות לשיתוף פעולה בצוות כמו אסאנה, מכיוון שתכונות מסוימות עדיין בפיתוח

הורד את אפליקציית המתכנן מחנות Microsoft Office.

שתף אותנו בחוויה שלך באמצעות אפליקציית Microsoft Planner בקטע ההערות שלהלן.